Compte-rendu de la réunion du bureau du 25 juin 2009

Voici les points que nous avons abordés :

• Point sur la sortie du dimanche 28 juin
• Point sur l'atelier « naissance à la maison »
• Point sur les contacts
• Dossier CNIL
• Préparation et finalisation des activités du 3ème trimestre
• Communication et affiches pour le 3ème trimestre
• Préparation forum des associations
• Évènement annuel à préparer

Rappel des fonctions et tâches de chacune.

Le bureau étant tout nouveau, il nous est paru nécessaire de faire un point sur les fonctions de chacune au sein de l'association.

Pour Aurore, chargée communication : assurer la promotion des actions de l'association, développer des actions de communication vers les différents publics, médias, et institutions, réaliser les produits et supports de communication.

Aurore va préparer un plan de tractage pour diffusion des affiches et nous précise qu'elle est bien entendu d'accord pour aider sur d'autres tâches. Aurore a également fait faire un tee-shirt avec le logo de TA OURET MATERNAGE ; le bureau s'accorde sur le fait qu'il est important d'en avoir un chacune pour faire connaître l'association.

Pour Ophélie, webmestre : Réalisation et gestion du site internet qui remplacera rapidement le blog. Mettre en ligne 1 à 2 articles par semaine au minimum afin de maintenir voire augmenter la fréquentation du site. Mention est faite que chacune d'entre nous peut bien évidemment poster des articles.

Ophélie soumet l'idée de diffuser des messages sur radio notamment « Evasion » qui est une radio fortement écoutée afin de promouvoir l'association. Aurore a un contact chez France Radio et Florence propose de diffuser également sur Radio grand ciel.

Pour Chrystel, secrétaire : en ce début de « mandat », réalisation des documents nécessaires pour la préfecture, rédaction des comptes-rendus de réunions et des assemblées générales, envoi des mails aux adhérents et intéressés.

Pour Nathalie, trésorière, assurer la gestion financière de l'association. Nathalie soulève le fait qu'étant une petite association il est important pour chacune d'entre nous que nos fonctions ne soient pas des « chasses gardées ».

Point sur la sortie de dimanche : visite de la chèvrerie de Mézières en Drouais

Au vu du nombre de participants (4 familles), la décision est prise d'annuler la sortie.

Nathalie envoie le mail aux adhérents et intéressés. Un article sera rédigé sur le blog.
 

Point sur l'atelier « Naissance à la maison »

L'atelier n'a pas rencontré un vif succès (peu de participants). De ce fait, la doula a essentiellement parlé de son métier. Ce qui était, cependant, fort intéressant. Le manque de convivialité de la salle de Beaulieu est mentionné. Anne Mallevay propose de revenir faire un atelier, pourquoi pas sur la sexualité.

Point sur site internet

Peu abordé, Ophélie nous a mentionné que c'était en cours, espère que le site sera opérationnel pour le forum des associations.

Point sur les contacts (Mairie de Chartres, UDAF...)

Toujours pas de nouvelles pour la mairie de Chartres concernant l'hébergement de TA OURET à l'hôtel de ville.

Aurore a relancé l'UDAF qui ne lui a pas fait pas bon accueil, ils ont apparemment bien reçu notre courriel et nous demande de préparer un dossier pour passage en commission. Au vu des démarches à faire et des démarches qu'il nous reste à faire (notamment pour la demande subvention), la décision est prise de remettre cela à plus tard.

Concernant la subvention du conseil général, Aurore relance Séverine afin de savoir si les dossiers à télécharger sont en ligne. Pour la mairie, Aurore doit contacter Madame VIGUIER au secrétariat général.

Concernant les services fiscaux,  Nathalie attend le nouveau récépissé de la préfecture (les nouveaux statuts, procès-verbal et déclaration de changement du bureau doivent être déposés semaine prochaine) avant de faire le nécessaire.

Dossier CNIL :

Pas encore commencé. A revoir.
 

Préparation/finalisation des activités du 3ème trimestre :

Une réunion est prévue le 9 juillet à 20h chez Florence afin d'établir le programme des activités.

Communication et affiches pour le 3ème trimestre :

Différents devis ont été établis afin de faire réaliser nos copies d'affiches qui pour le moment sont faites en « interne » (merci à Patrice et Baptiste) ; les montants étant, pour le moment, hors de notre budget, Aurore refait faire un devis pour 300 flyers, une vingtaine d'A3 et d'A4 et autant de plaquettes.

Préparation forum des associations :

Le forum aura lieu les 5 et 6 septembre prochain. Une réunion de préparation aura lieu le
2 septembre.

Aurore prépare une check-list et un planning d'occupation du stand. Un appel aux adhérents va être fait sur le site afin que chacun puisse intervenir. Il serait souhaitable de mettre des photos de portage, d'allaitement... Des couches lavables seront exposées ainsi que des écharpes de portage.  Il serait agréable de faire un coin tranquille pour les mamans souhaitant allaiter.

Evènement annuel:

Aurore pense à un événement fédérateur autour de la famille du style grands jeux de plein air parents/enfants. L'évènement se déroulerait en mai.
 

Point sur le changement de banque / d'assurances

Pour le changement de banque c'est en attente pour le moment. Nathalie a contacté le crédit coopératif mais leur tarif est beaucoup trop onéreux (5€/mois).

Concernant l'assurance, Nathalie a fait le nécessaire à la MAIF.
 

Autres points abordés :

·        Il est nécessaire de bien se transmettre les informations

·        Mettre la source de l'information lors de la mise en ligne d'un article sur le site

·        Penser à se présenter (nom + fonction) lors de la rédaction d'un article ou d'un envoi de courriel.

·        Nathalie a vu Clairette concernant les sacs en tissus. Un joli tissu à rayures en soldes a été repéré chez Mondial Tissus. Possibilité de faire des sacs en 40x40 avec 2 anses et une poche blanche avec le logo. Il est décidé d'en faire 7 pour un marché de noël.

Planning des activités du 3ème trimestre :

12 juillet : randonnée à Saint-Georges, le rendez-vous est fixé à 10h sur le parking de Géant, départ 10h20. Prévoir un pique-nique à partager.

23 août : Château de Sauvage. Un courriel sera envoyé aux adhérents. L'inscription devra être faite pour le 15 juillet.

20 septembre : Moulin du Paradis  à Sancheville. Puis pique nique partagé. Florence doit contacter le boulanger.

Agenda :

Les prochaines réunions sont fixées aux: 

• 9 juillet à 20h
• 5 août à 20h
• 2 septembre à 20h
• 24 septembre à 20 h

Aurore
Chargée de communication.